Politique KYC & AML - Goodfly N.V.

Dernière mise à jour : 2023-08-01

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Introduction

7reels (ci-après, site Web) Goodfly N.V. (ci-après, Société) ayant son bureau à Chuchubiweg 17 Curaçao.

Goodfly N.V. est agréé et autorisé par le gouvernement de Curaçao et opère sous la licence OGL/2024/719/0211 en tant que fournisseur de services d'information.

Portée

La Société s'engage à respecter des normes élevées en matière de lutte contre le blanchiment d'argent (AML) et le financement du terrorisme (CFT), conformément aux directives de l'UE.

Cette Politique est conçue pour être conforme avec :

UE : « Directive 2015/849 du Parlement européen et du Conseil du 20 mai 2015 relative à la prévention de l'utilisation du système financier à des fins de blanchiment d'argent » ;

UE : « Règlement 2015/847 relatif aux informations accompagnant les transferts de fonds » ;

Directive UE 2015/849 (AMLD 4) telle que modifiée par la Directive (UE) 2018/843 (AMLD 5) ;

UE : Diverses réglementations imposant des sanctions ou des mesures restrictives à l'encontre des personnes et des embargos sur certains biens et technologies, y compris tous les biens à double usage ;

BE : « Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment d'argent et à la limitation de l'usage des espèces ;

CY : Directive DΙ144-2007-08 de 2012 de la Securities and Exchange Commission de Chypre pour la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme.

Cette Politique s'applique à tous les dirigeants de la société, employés, sous-traitants désignés, agents, produits et services offerts par la Société. Toutes les unités commerciales de la Société coopéreront pour créer un effort cohérent dans la lutte contre le blanchiment d'argent. Chaque unité commerciale a mis en œuvre des procédures fondées sur les risques raisonnablement censées détecter et empêcher la déclaration des transactions. Tous les efforts déployés seront documentés et conservés.

Le Chargé de conformité prend la responsabilité d'initier les rapports d'activités suspectes (« SAR ») ou tout autre rapport requis auprès des organismes d'application de la loi ou de la réglementation appropriés. Tous les contacts des forces de l'ordre ou des agences de réglementation liés à la politique doivent être dirigés vers le Chargé de conformité désigné.

Définitions

Le blanchiment d’argent s’entend comme :

La conversion ou le transfert de biens, spécialement d'argent, sachant que ces biens proviennent d'activités criminelles ou de la participation à de telles activités, dans le but de dissimuler ou de masquer l'origine illégale des biens ou d'aider toute personne impliquée dans la commission d'une telle activité pour échapper aux conséquences juridiques de l'action de cette personne ou de cette entreprise ;

La dissimulation ou le déguisement de la véritable nature, de la source, de l'emplacement, de la disposition, du mouvement, des droits relatifs à la possession ou la propriété de ceux-ci, sachant que ces biens proviennent d'une activité criminelle ou d'un acte de participation à une telle activité ;

L'acquisition, la possession ou l'utilisation de biens, sachant, au moment de la réception, que ces biens provenaient d'une activité criminelle ou de la participation à une telle activité ;

Participation, association pour commettre, tentatives de commettre et aide, encouragement, facilitation et conseil à la commission de l'une des actions mentionnées aux points précédents.

Le blanchiment d'argent est un procédé visant à masquer les bénéfices tirés d'infractions graves ou de comportements délictueux tels que décrits par la législation en vigueur, afin qu'ils semblent provenir d'une source légitime. Cela inclut toutes les procédures visant à modifier, masquer ou dissimuler la propriété effective ou la piste d'audit de l'argent ou des objets de valeur obtenus illégalement.

Le blanchiment d’argent sert également à dissimuler le lien entre ceux qui financent le terrorisme et ceux qui commettent des actes terroristes.

Le financement du terrorisme peut être défini comme la fourniture ou la collecte délibérée, par tout moyen, directement ou indirectement, de fonds dans l'intention que ces fonds soient utilisés, ou en sachant qu'ils doivent être utilisés, pour faciliter ou mener des activités terroristes.

De manière générale, le processus de blanchiment d'argent comprend trois étapes, au cours desquelles de nombreuses transactions peuvent intervenir qui pourraient alerter la Société de l'activité de blanchiment d'argent :

Placement - la disposition physique des produits en espèces provenant d'activités illégales. L’objectif est de retirer les espèces du lieu d’acquisition pour éviter toute détection. Le schtroumpfage est une forme de placement dans laquelle le blanchisseur effectue de nombreux petits dépôts en espèces au lieu d'un gros pour échapper aux exigences réglementaires locales en matière de déclaration applicables aux transactions en espèces.

Stratification - séparer les produits illicites de leur source en créant des couches complexes de transactions financières (transferts multiples de fonds entre institutions financières, rachat anticipé d'une rente sans égard aux pénalités, etc.) Conçu pour dissimuler la piste d'audit et assurer l'anonymat.

Intégration – l’octroi d’une légitimité apparente aux richesses d’origine criminelle. Si le processus de stratification réussit, les programmes d’intégration réinjectent les fonds blanchis dans l’économie de telle manière qu’ils réintègrent le système financier en apparaissant comme des fonds commerciaux normaux. Il s'agit de l'étape finale et du processus au cours duquel l'argent est intégré dans les systèmes économiques et financiers légitimes et est assimilé à tous les autres actifs du système. L’intégration de l’argent blanchi dans l’économie s’effectue en faisant croire qu’il a été légalement gagné.

Chargé de conformité

La Société nommera un responsable de la conformité et des rapports qui sera chargé de garantir la conformité de la Société aux dispositions de la loi AML ;

Les missions du chargé de la conformité et du reporting sont les suivantes :

Être un cadre supérieur possédant les qualifications et l'expérience nécessaires et capable de répondre de manière adéquate aux demandes de renseignements relatives à la Société et à la conduite de ses affaires ;

Être responsable de l'établissement et du maintien d'un tel manuel de conformité ;

Être responsable de s'assurer que le personnel de la Société respecte les

dispositions de la Loi et de toute autre loi relative au blanchiment d'argent ou au financement du terrorisme ainsi que les dispositions de tout manuel de procédures de conformité établi ; et

Agir en tant qu'agent de liaison entre la Société et l'autorité de contrôle ainsi que la CRF pour les questions relatives au respect des dispositions de l'Acte et de toute autre loi relative au blanchiment d'argent ou au financement du terrorisme.

Modifications apportées à cette politique

Chaque modification majeure de cette politique est soumise à l'approbation de la direction générale de la Société et du Chargé de Conformité.

Approche basée sur le risque

Avant de procéder aux demandes de retrait, les procédures KYC et de diligence raisonnable sont suivies, en examinant des facteurs tels que les antécédents des clients, le pays d'origine, la position publique ou de haut niveau, les comptes liés, les activités commerciales ou d'autres indicateurs de risque.

Afin de mettre en œuvre au maximum une approche basée sur les risques, la Société a approuvé une Matrice de Risques (Annexe A).

Chaque client se voit attribuer une note de risque basée sur les critères suivants (des facteurs supplémentaires peuvent s'appliquer) :

Nationalité ;

Résidence ;

Source de fonds/richesse ;

Transactions à haut risque ;

Statut PEP et sanctions internationales.

Après avoir calculé un score de risque, le client est placé dans l'un des groupes suivants :

Risque élevé ;

Risque moyen ;

Risque faible.

Connaissez Votre Client (KYC) et Diligence Raisonnable

Avant de vérifier le compte et d'effectuer un retrait, la société veillera à ce que des preuves satisfaisantes et compétentes soient correctement obtenues sur l'identité de ses clients et à ce que des procédures efficaces aient été appliquées pour une telle vérification, notamment en ce qui concerne les nouveaux clients. Le Formulaire d’Informations sur le Compte Client (CAIF) est conservé pour les clients.

La diligence raisonnable doit être exercée pour empêcher l’utilisation de la Société comme instrument de blanchiment d’argent. La Société met en œuvre les procédures suivantes pour être informée lorsqu'il lui est demandé de « blanchir de l'argent » :

Identification du client : La Société prendra toutes les mesures raisonnables (exercice de « diligence raisonnable ») pour établir, à sa satisfaction, l'identité véritable et complète de chaque client, ainsi que la source de richesse, la situation financière et l'investissement de chaque client. La diligence raisonnable est essentielle pour une personne fortunée dont la source de fonds n’est pas claire. Nous veillerons à pouvoir « connaître » à tout moment l'identité des personnes avec lesquelles nous traitons ;

Activité suspecte du client : S'il existe des soupçons concernant les activités (transactions, transferts d'argent, etc.) d'un client existant ou potentiel, ils doivent être immédiatement signalés au Chargé de conformité, qui : recevra les rapports d'activités suspectes du personnel de la Société, coordonnera les examens/réunions AML requis avec le personnel approprié, rassemblera toutes les informations pertinentes pour évaluer et enquêter sur les activités suspectes, déterminera si l'activité justifie un rapport à la haute direction et concevra et mettra en œuvre des programmes de formation comme l'exige la présente Politique.

Il est interdit aux employés de divulguer à un client ou à toute autre personne que des informations ont été transmises au Chargé de conformité, à la direction ou aux autorités de régulation.

Pour garantir le respect de cette exigence, tout le personnel sera tenu de signer une déclaration sur la violation des dispositions de confidentialité de la AML.

La Société peut être exposée à un risque de réputation et doit donc appliquer une diligence raisonnable renforcée à de telles opérations.

Tous les nouveaux clients et les nouveaux comptes sont approuvés par au moins une personne, le Chargé de Conformité. En cas de nouveau client à haut risque, la décision finale est prise par le PDG.

Des garanties particulières ont été mises en place en interne pour protéger la confidentialité des clients.

La Société veille à ce qu'un examen et une surveillance équivalents de ces clients soient effectués, par exemple il est possible d'être examiné par le Chargé de conformité et par des auditeurs.

Les mesures suivantes sont mises en place pour protéger la confidentialité des clients :

Que les employés seront tenus de signer des accords de confidentialité

Que la Société respectera les lois sur la protection des données

Qu'il y aura une séparation des tâches entre le personnel et les départements et que les informations seront accessibles à différentes personnes en cas de besoin ;

Que l'organisation a mis en place des contrôles informatiques stricts pour garantir la sécurité des données.

Connaissez Votre Client (KYC) et vérification du compte

L'identification formelle des clients lors du retrait est un élément essentiel, tant pour la réglementation relative au Blanchiment d'Argent que pour la présente Politique.

Par conséquent, nous demandons au client de produire une copie de sa pièce d'identité, telle que son passeport ou sa carte d'identité. Dans les cas à risque plus élevé, nous demanderons au client de produire le document certifié par un notaire local.

Les quatre coins du document doivent être visibles sur la même image et tous les détails du document doivent être clairement visibles.

Dans les cas à risque plus élevé, un justificatif de domicile sera requis, il peut être fourni sous la forme d'un relevé bancaire récent, d'une facture de services publics, d'une facture de gaz et d'autres documents indiquant clairement l'adresse actuelle du client. Ces documents ne doivent pas dater de plus de 6 mois.

Dans les cas où le client dépose et retire un montant qui n'est pas typique de l'historique de dépôt et de retrait ordinaire et antérieure de ce client, une vérification de

la source des fonds sera effectuée. Jusqu'à ce que la source des fonds soit vérifiée, la transaction sera gelée.

Des exemples de preuves de la source des fonds sont :

Propriété de l'entreprise (documents sociaux, preuve de paiement des dividendes) ;

Emploi (fiches de paie) ;

Héritage (déclarations de succession) ;

Investissement (preuve de retour sur investissement) ;

Il est essentiel que l’origine et la légitimité de cette richesse soient clairement comprises.

Vérification du mode de paiement

Afin de procéder aux demandes de retrait, la Société vérifiera les moyens de paiement utilisés par le client. Il est essentiel que les moyens de paiement utilisés par le client ne soient pas utilisés à des fins de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme.

Les clients peuvent effectuer un dépôt avec l'un des éléments suivants : cartes émises par la banque, portefeuilles électroniques et crypto-monnaie.

Afin de procéder à un retrait selon l'un des modes ci-dessus, la Société vérifiera que le mode de paiement appartient au client. La preuve peut être fournie sous la forme d’un relevé de carte, d’une capture d’écran du compte du fournisseur de portefeuille électronique, d’une capture d’écran du compte du moyen de paiement en crypto-monnaie.

Dans la plupart des cas, la vérification du compte et le traitement du retrait sont effectués en quelques heures. Toutefois, en cas d’activité suspecte ou de contrôle de sécurité, la société se réserve le droit de prolonger le processus de vérification jusqu’à 30 jours calendaires afin de garantir la sécurité du joueur et le respect de nos politiques.

Dans le cas des cartes bancaires, le moyen le plus simple de fournir une preuve de propriété est de demander une photo de la carte (avec code) CVV couvert. Dans le cas où la carte ne porte pas le nom du client, un relevé de carte indiquant le numéro de carte devra être fourni.

Conformité aux lois

La Société veille à ce que les lois et réglementations soient respectées dans un environnement commercial aux normes éthiques élevées et aucun service ne sera fourni à un client lorsqu'il existe de bonnes raisons de penser que des activités de blanchiment d'argent sont impliquées.

Coopération avec les Forces de l'Ordre

S'il existe des motifs raisonnables de soupçonner un blanchiment d'argent, nous coopérerons pleinement avec les forces de l'ordre compétentes dans le respect des contraintes légales liées à la confidentialité des clients.

Diffusion des politiques et procédures

Les politiques et procédures visant à prévenir d’éventuelles activités de blanchiment d’argent sont correctement diffusées à nos dirigeants et à notre personnel.

Diligence raisonnable renforcée à l'égard de la clientèle

La Société exercera la diligence raisonnable renforcée à l’égard de ses clients : Lorsqu’un risque plus élevé de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme a été identifié ;

Lorsque, grâce à des directives prudentielles, un risque élevé de blanchiment d'argent de financement du terrorisme a été identifié ;

Lorsqu'un client vient d'un pays étranger qui a été identifié par des sources crédibles comme présentant de graves lacunes dans son régime de lutte contre le blanchiment d'argent ou le financement du terrorisme ou une prévalence de corruption ;

Lorsque le client est une personne politiquement exposée ; ou En cas d'activité inhabituelle ou suspecte.

Les normes acceptées par l'industrie qui conduiront toujours à une Diligence Raisonnable Renforcée (l'exigence d'une preuve supplémentaire d'Identité et d'Adresse) seront les Clients à Haut Risque/Personnes Politiquement Exposées.

Une PPE est une personne physique chargée d'une fonction publique importante au cours des trois (3) dernières années et comprend tout membre de la famille immédiate ou proche associé d'une telle personne. Les PPE locales et étrangères sont couvertes par cette définition.

La Société disposera d'un système de gestion des risques en place pour déterminer si les clients potentiels et les abonnés potentiels ou existants sont des PPE et si elle doit effectuer des recherches et des contrôles réguliers à cette fin.

La Société recherchera des informations à partir de sources fiables, notamment https://www.world-check.com et la recherche Google. La Société s'appuiera également sur les informations publiques, comme le permettent les Lignes Directrices sur les Procédures de Lutte contre le Blanchiment d'Argent et le Financement du Terrorisme, pour déterminer si des personnes entrent dans la définition de « associés proches » (par exemple, partenaires ou coentrepreneurs), et effectuera à cet effet des recherches et des contrôles réguliers.

Une DRC renforcée et une surveillance continue renforcée (en fonction du risque) sont requises chaque fois qu'un client, ou tout bénéficiaire effectif d'un client, est ou devient une personne politiquement exposée (PPE). À cette fin, un « client » comprend toute personne qui entre en relation d'affaires ou entreprend une transaction ponctuelle avec l'entité déclarante.

Si le client est une personne à risque élevé ou politiquement exposée, la Société effectuera les procédures suivantes :

identifier adéquatement la personne et vérifier son identité comme indiqué dans la présente section ;

disposer de systèmes de gestion des risques appropriés pour déterminer si le client est une personne politiquement exposée ;

obtenir l'approbation de la haute direction avant d'établir une relation d'affaires avec le client ;

prendre des mesures raisonnables pour établir la source de la richesse et la source des biens de la personne ; et

procéder à un suivi renforcé et régulier de la relation commerciale.

Procédures à suivre lorsque vous traitez avec des « personnes Politiquement Exposées »

Lorsqu'elle traite avec des Personnes Politiquement Exposées, la Société appliquera les procédures suivantes :

En plus de satisfaire aux exigences de diligence raisonnable de la clientèle, nous allons :

mettre en place des systèmes de gestion des risques pour déterminer si une personne ou un bénéficiaire effectif avec lequel cette personne entretient une relation d'affaires est une personne politiquement exposée, un membre de sa famille ou un proche associé ;

s’assurer que les procédures de gestion des risques :

contiennent comme élément des procédures exigeant que l'approbation de la haute

direction soit obtenue avant d'établir ou de poursuivre une relation d'affaires avec une personne politiquement exposée ou un membre de sa famille ou un associé proche

prendre des mesures raisonnables pour établir l'origine du patrimoine et l'origine des fonds d'une personne impliquée dans une relation d'affaires et d'un bénéficiaire effectif identifié comme une personne politiquement exposée ou un membre de sa famille ou un proche associé ; et

contenir comme élément le suivi de la relation d’affaires avec la personne politiquement exposée ou un membre de sa famille ou un proche associé.

Sanctions internationales

La Société contrôlera chaque client, grâce à la recherche sur Internet et au système automatisé d'apparition dans les listes de sanctions.

La liste des PPE et des sanctions est continuellement surveillée et mise à jour.

Modifications du Statut et des Opérations du Client

La Société prend immédiatement toutes les mesures nécessaires en utilisant les procédures d'identification et les mesures de diligence raisonnable, afin de recueillir les preuves appropriées en cas de :

un changement matériel important dans la façon dont un compte est géré, tel que :

changement de personnes habilitées à gérer son compte ;

une transaction significative qui apparaît inhabituelle et/ou plus significative par rapport au type de jeu et au profil habituel du client.

Amélioration du Contrôle et du Rejet des Clients

En fonction du risque, nous analyserons toute incohérence logique dans les informations ou le comportement de ses clients. Si un client potentiel ou existant refuse de fournir les informations décrites dans les chapitres ci-dessus, ou semble avoir intentionnellement fourni des informations trompeuses, un nouveau compte ne sera pas ouvert et, après avoir évalué les risques encourus, nous envisagerons de fermer tout compte existant. Nous refuserons également tout compte jugé « à haut risque » par le Chargé de conformité.

Suivi de l'Activité Client

La Société surveille de près les transactions suspectes et à forte intensité de revenus, prend en temps opportun les mesures appropriées concernant lesdites transactions et informe les organismes appropriés dans les meilleurs délais.

Le système de surveillance mis en place par la Société repose à la fois sur un suivi automatisé et, le cas échéant, sur un suivi manuel par le personnel. Une série de champs de statut ont été appliqués aux comptes clients indiquant leur profil dans le système, ce qui facilite la surveillance automatisée. Nous avons adopté un processus réglementaire et juridiquement conforme pour la déclaration d'activités suspectes qui permettra à tout le personnel de signaler au Chargé de Conformité quand ils savent ou soupçonnent qu'un client est impliqué dans le blanchiment d'argent ou le financement du terrorisme.

Notre personnel est formé pour surveiller une quantité suffisante d'activités sur les comptes afin de permettre l'identification de tendances inhabituelles en termes de taille, de volume, de type de transactions, de facteurs géographiques tels que la question de savoir si des juridictions désignées comme « non coopératives » sont impliquées ou l'un des « signaux d'alarme » identifiés ci-dessous.

La Société examinera les transactions, y compris les demandes de dépôt et de paiement, dans le contexte d'autres activités de compte afin de déterminer si une transaction manque de sens financier ou est suspecte parce qu'il s'agit d'une transaction inhabituelle pour ce client. Le Chargé de Conformité qui sera responsable de cette surveillance, documentera quand et comment la transaction est effectuée et signalera les activités suspectes aux autorités compétentes.

Des exemples de Signaux d'Alarme sont :

- Le Client fait preuve d'une inquiétude inhabituelle quant au respect par la Société des exigences gouvernementales en matière de déclaration et de Politique AML, notamment en ce qui concerne son identité, ses actifs, ou refuse de révéler toute information, ou fournit des documents d'identification suspects ;

- Le client souhaite s'engager dans des transactions qui manquent de sens commercial ou de stratégie de jeu apparente, ou qui sont incompatibles avec le style de jeu habituel du client ;

- Les informations fournies par le client qui identifient une source légitime de fonds sont fausses, trompeuses ou substantiellement incorrectes

- Sur demande, le client refuse d'identifier ou omet d'indiquer toute source légitime de ses fonds et autres actifs

- Le client a des antécédents douteux ou fait l'objet de rapports indiquant de possibles violations pénales, civiles ou réglementaires ;

- Le client fait preuve d'un manque d'inquiétude concernant les risques, les commissions ou autres coûts de transaction ;

- Le client tente d'effectuer des dépôts fréquents ou importants, demande des exemptions aux politiques de la Société relatives aux dépôts d'espèces et équivalents d'espèces ;

- Le client est originaire ou possède des comptes dans un pays identifié comme pays non coopératif par le Groupe d'action Financière

- Le compte du client présente un niveau élevé d'activité inexpliqué avec des niveaux de transactions très faibles ;

- Le client utilise le compte casino comme compte d'épargne.

Lorsqu'un membre du personnel de la Société détecte un signal d'alarme, il/elle mènera une enquête plus approfondie sous la direction du Chargé de Conformité. Cela peut inclure la collecte d'informations supplémentaires en interne ou auprès de sources tierces, le contact avec l'autorité compétente ou le gel du compte.

Conditions de Dépôt et de Retrait

La Société surveille le financement de divers comptes bancaires en dehors du pays d'origine du titulaire du compte. En cas de virement bancaire ou de virement depuis une carte bancaire, le nom indiqué lors de l'inscription doit correspondre au nom du titulaire du compte/carte bancaire.

La Société n’accepte aucun dépôt en espèces ni ne décaisse d’espèces en aucune circonstance.

Le processus de retrait détaillé ci-dessous est structuré autour de directives strictes pour garantir que les fonds sont renvoyés en toute sécurité à leur source d'origine et à leur bénéficiaire :

- Nos clients doivent soumettre une demande de retrait contenant les informations correctes de leur compte ;

- Tous les formulaires de retrait sont soumis à notre service comptable pour traitement. Notre service Comptabilité confirme le solde du compte, vérifie qu'il n'y a aucune retenue ou restriction de retrait sur le compte, puis approuve la demande de retrait, en attendant l'approbation de conformité ;

- Notre service Comptabilité examine toutes les demandes de retrait, vérifiant que les fonds originaux sont retirés via la même méthode de dépôt et vers le titulaire du compte enregistré. Notre service comptable examine la demande de retrait par rapport à l'historique des dépôts du client pour s'assurer qu'il n'y a aucune activité suspecte et vérifie le compte bancaire enregistré ;

- Les demandes de retrait approuvées sont traitées par le service comptable et les fonds sont débloqués au client ;

Dans le cas où un retrait est signalé pour activité suspecte, le retrait est suspendu, dans l'attente d'une enquête plus approfondie de notre service conformité ; et

- Notre direction travaillera avec le service Conformité pour voir si des mesures supplémentaires sont nécessaires et si des organismes de réglementation concernés doivent être contactés.

Exigences en matière de Rapports SAR

La Société mettra en place un système de déclaration obligatoire des transactions suspectes en désignant un Chargé de Conformité. La déclaration des transactions couvertes et suspectes doit être effectuée par le Chargé de Confofrmité dans un délai de cinq (5) jours ouvrables.

Les employés, le Chargé de Conformité et/ou les administrateurs ne doivent pas avertir leurs clients lorsque des informations les concernant sont signalées aux Autorités.

La Société doit enregistrer ou tenir un dossier complet sur toutes les transactions couvertes et suspectes qui ont été portées à l'attention du Chargé de Conformité. Le registre doit contenir des informations sur :

la date à laquelle le signalement est effectué, la personne qui a effectué le signalement au Chargé de Conformité ; et

des informations suffisantes pour identifier les documents pertinents liés aux dits rapports.

Le chargé de conformité doit déposer les SAR via le système goAML de la Cellule de renseignement financier (CRF) de Curaçao, le cas échéant, et informer également de ces rapports le Titulaire de la Licence Principale.

Contrôle et procédures internes

En tant que procédure générale de contrôle interne, les administrateurs, dirigeants, agents et membres du personnel de la Société doivent signaler toute connaissance ou suspicion d'activité de blanchiment d'argent au Chargé de Conformité.

Le rapport doit être formellement transmis soit sous forme de rapport sur papier, de mémorandums ou de notes, soit par des moyens électroniques (e-mail inter-bureaux). L’utilisation d’e-mails externes pour transmettre le rapport est interdite. Assurez-vous que personne d’autre ne reçoive une copie (y compris des copies cachées).

Le non-respect de ces exigences expose le personnel déclarant à une violation de la confidentialité, ce qui va à l'encontre de la loi anti-blanchiment.

Conformément à cette exigence, tout le personnel sera tenu de signer une déclaration sur la violation des dispositions de confidentialité de la loi AML. Une copie de cette déclaration signée sera déposée avec le dossier personnel.

Après une évaluation approfondie et la conviction raisonnable qu'il existe réellement des motifs de suspicion de blanchiment d'argent, le Chargé de Conformité tiendra un registre de toutes les déclarations faites aux autorités ainsi que de toutes les déclarations faites par le personnel de la Société concernant des transactions suspectes, qu'elles aient été ou non, signalées aux Autorités.

Nonobstant les fonctions du Chargé de Conformité en tant qu'agent chargé des rapports, la responsabilité ultime de la supervision, du reporting et du respect de la loi anti-blanchiment et de ses règles ainsi que des règlements d'application incombe à la Société et à son Conseil d'Administration.

Formation du Personnel

La Société fournit la formation nécessaire, ainsi que l'orientation, à son personnel et à son Chargé de Conformité. La Société diffuse auprès du personnel les nouvelles procédures et directives nécessaires à la lutte contre le blanchiment d'argent. Les dirigeants et le personnel sont envoyés à des orientations, des formations et des séminaires offerts par les organismes de réglementation.

La Société sensibilise également le personnel aux exigences du « Know Your Customer » en matière de prévention et de détection du blanchiment d'argent. Le personnel sera donc formé à la véritable identité des clients et au type de la relation commerciale établie.

La Société déterminera l'étendue de la formation/orientation de son personnel, la priorité étant accordée au Chargé de Conformité qui serait directement exposé à des situations impliquant des activités de blanchiment d'argent. La portée de la formation est la suivante :

- Dispositions de la loi AML ;

- La politique AML de la Société ;

- Les procédures internes de supervision, de contrôle et de conformité de la Société ;

- Mises à jour et modifications de la loi AML ; et

- Mises à jour et modifications à propos de la supervision interne, le contrôle et la conformité.

Des formations ou orientations de recyclage sur les procédures doivent être organisées de temps à autre pour rappeler constamment au personnel clé leurs responsabilités ou s'il y a des changements dans les lois et règles en matière de blanchiment d'argent.

Tenue de registres

Des enregistrements seront conservés de tous les documents obtenus à des fins d'identification du client et toutes les données de chaque transaction, ainsi que d'autres informations liées aux questions de blanchiment d'argent, conformément aux lois/réglementations anti-blanchiment d'argent applicables. Cela inclut des fichiers sur les rapports d'activités suspectes, la documentation sur la surveillance des comptes AML, etc.

Les transactions effectuées via la Société peuvent être reconstituées, à partir de quoi les autorités pourront établir une piste d'audit en cas de suspicion de blanchiment d'argent, lorsqu'une telle déclaration leur est faite. La Société peut satisfaire dans un délai raisonnable toute demande ou ordonnance des autorités concernant la divulgation d'informations, y compris, sans s'y limiter, si une personne particulière est le client ou le bénéficiaire effectif des transactions effectuées par l'intermédiaire de la Société. Les délais de conservation des documents suivants seront respectés :

Tous les documents d'ouverture des comptes des clients et les enregistrements de toutes leurs transactions, en particulier les enregistrements d'identification des clients, doivent être tenus et conservés en toute sécurité pendant 5 (cinq) ans à compter de la date des transactions ;

En ce qui concerne les comptes fermés, les enregistrements sur l'identification du client, les dossiers de compte et la correspondance commerciale doivent être conservés et stockés en toute sécurité pendant au moins 5 (cinq) ans à compter de la date de fermeture.

Les registres suivants doivent être conservés :

Copies des pièces justificatives de l'identité du client ;

Toute méthode de vérification non documentaire ou méthode supplémentaire utilisée pour

vérifier ;

Les éléments de preuve pertinents et les détails de toutes les relations et transactions commerciales ;

Les documents pertinents de correspondance avec les clients ;

Description de la manière dont la Société a résolu toutes les divergences substantielles relevées.

Vérification et examen des documents sont effectués par le personnel désigné pour vérifier l'exactitude et l'intégralité des dossiers tenus par la Société. Il est important de noter toute irrégularité substantielle ou tout document manquant et de signaler toute correction immédiate.

Les documents de transaction peuvent être conservés sous forme d'originaux ou de copies, sur microfilm ou sous forme électronique, à condition que de telles formes soient admissibles en justice.

Si les dossiers concernent des enquêtes en cours ou des transactions qui ont fait l'objet d'une divulgation, ils doivent être conservés au-delà de la période de conservation stipulée jusqu'à ce qu'il soit confirmé que le dossier a été clos et terminé.

Inspection par un tiers indépendant

La Société, de manière régulière, collaborera avec une partie indépendante et qualifiée pour réaliser un audit indépendant annuel de nos politiques et procédures de lutte contre le blanchiment d'argent (AML), ainsi que de la conformité à ces procédures. La Société effectuera un suivi écrit pour s'assurer que toutes les lacunes notées lors de son examen annuel sont traitées et corrigées.

La Société confirmera à son cabinet d'audit AML que leur programme d'audit inclut les éléments suivants :

Les objectifs d'audit et la portée de l'examen ;

Toutes recommandations pour améliorer le programme AML ;

Une discussion sur les éventuelles lacunes identifiées et un plan d'action à mettre en œuvre par la direction pour remédier à ces lacunes ; et

Une opinion générale sur l'adéquation du programme AML de la Société.

Un rapport de l'examen indépendant sera adressé à la direction supérieure, avec une copie conservée par l'agent de conformité de la Société.